Generelt for kommunal sektor
Bestemmelsene i arkivloven gjelder for alle offentlige organer i Norge. Loven definerer et offentlig organ som en statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet, og alle offentlige organer i Norge har plikt til å ha arkiv. De to viktigste forskriftene til arkivloven er arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift, og kommunene skal også følge disse. I den sistnevnte forskriften er det spesielt fokus på kommunal sektor i kapitlene II, IV, V, VII og IX.Interkommunalt samarbeid
Mange interkommunale samarbeidsordninger eller virksomheter skaper offentlig arkiv, slik dette er definert i arkivloven. Disse samarbeidsordningene plikter å ha arkiv, og de plikter å håndtere arkivet i tråd med arkivloven med forskrifter. For ytterligere informasjon om arkiv og interkommunalt samarbeid, se Riksarkivarens veiledning om arkiv i interkommunale samarbeidsorgan.Arkiv over flere forvaltningsnivå
I flere tilfeller er kommunene involvert i å skape arkiv over forvaltningsgrensene og Riksarkivaren gjør oppmerksom på at det arkivmaterialet som kommunal sektor skaper, er kommunalt arkivmateriale og skal behandles og oppbevares deretter.Normalinstruksen
I arkivforskriften § 5-12 er det fastsatt at den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsette egne spesifiserte krav til arkivmateriale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Slike bestemmelser skal baseres på en normalinstruks utarbeidet av Riksarkivaren. Normalinstruksen er utarbeidet og baserer seg på Riksarkivarens forskrift, kapittel VIII.Instruksen ble gjort gjeldende fra 01.06.2002.
Kommunale aksjeselskaper
Kommunale aksjeselskaper som ikke omfattes av offentlighetsloven, vil heller ikke være omfattet av arkivlovens bestemmelser om offentlig arkiv. I arkivlovens forstand ansees disse som private organer og kan håndtere sine arkiver i tråd med de føringer som er gitt i stiftelsesdokumentet eller på annen måte. Men reglene for offentlige arkiver er en oppskrift på god arkivskikk, og de kommunale aksjeselskapene oppfordres til å følge disse reglene der det er praktisk mulig.Les mer her
Hentet fra: www.arkivverket.no
Advokat Vidar Borgersen
